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Eメールのエチケット--署名編

 日本人は初対面の時に必ずといっていいほど名刺交換をする。
特にビジネスの世界では100%そうである。
その名刺がこの5年程の間に大きく変化してきた。
以前は名刺にEメールアドレスを書いている人はまだ半分にも満たなかったが、いまやEメールアドレスが書かれてない名刺の方が珍しいぐらいである。
 それもinfo@***といった会社の代表アドレスではなく、個人アドレスが書かれている。
それほどEメールが普及しているということである。

 ところが、ここで一つ問題が出てきた。
あまりにも急速にEメールが普及し、誰も彼もが使い出したから、エチケットを知らないままにメールのやり取りをする人達が増えてきたことだ。
 個人的な私的メールの場合はそれでもまだ許せるかもしらないが、ビジネスでエチケットを欠いたメールはせっかくのチャンスも失することになる。
 先方が多少気分を害するぐらいならまだいいが、迷惑メールと判断され読まずにゴミ箱に捨てられることもあるので注意が必要だ。

 最近、よく見かけるのが署名なしのメールだ。
これは初心者やあまり頻繁にメールのやり取りをしていない人に多く見かける。
あるいは携帯メールを中心に使い、PCメールはたまにしか利用しないという人に共通してみられるようだ。

 メールを出した当の本人は分かっているつもりかもしれないが、日に何10通も送受信している人はメールに署名がなければ誰からのメールか分からない。
分からなければ即「ゴミ箱」行きだ。

 ゴミ箱に捨てられないにしても、目上の人、年上の人に署名もせずにメールを出すのは、名乗らずに電話をするのと同じでとても失礼である。
 こんなちょっとしたことで相手の心証を害し、ビジネスがダメになったりすれば元も子もないと思うのだが、存外無神経な人が多い。

 では、署名はどのように入れればいいのか。
個人的な相手になら自分の名前(フルネーム)だけでもいいだろうが、ビジネスの場合は
-----------------------------------------
 社 名
 部署名
 氏 名
 会社住所
 電話番号
 E-mailアドレス
-----------------------------------------
 ぐらいは最低限必要だろう。
 そして上記部分を本文と区別するために罫線、記号などを使って上下に線を引いておくといいだろう。


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